FindTime - Doodle für Outlook

IT-Spielzeug

Zur Abwechslung möchte ich nochmal ein kleines IT-Tool vorstellen, das viel zu wenig Leute kennen und nutzen: FindTime. Ich nenne es "Doodle für Outlook".

FindTime entspringt aus der Feder von "Microsoft Garage", das sind Produkte von Microsoft-Mitarbeitern, die in ihrer Arbeitszeit einfach "zum Ausgleich" irgendwelche inoffiziellen Tools bauen und kostenlos veröffentlichen. Auch "mouse without borders" (stelle ich an an derer Stelle mal vor) stammt von den Jungs und funktioniert einfach gut.

FindTime ist ein Terminfindungs-Tool. So ziemlich jeder kennt Doodle, und im Prinzip macht FindTime nix anderes. Nur, dass es sich perfekt in Outlook integriert.

Was funktioniert eine Terminfindung?

  1. Du schreibst eine Mail an einen oder mehrere EmpfängerInnen. Grundsätzlich gilt: Wer im "To"-Feld steht, ist Pflicht-TeilnehmerIn des Termins, wer im "CC"-Feld steht, ist optional.
  2. Jetzt denkst Du Dir "oh, wir müssten am besten einen Termin abstimmen". Und klickst einfach auf "New meeting poll" (da es ein Outlook-/Microsoft 365-AddIn ist, taucht es automatisch im Client oder auch im Outlook WebApp in der Funktionsleiste auf)
  3. Es öffnet sich ein kleines Fenster und führt Dich durch die Zeitplanung. Das Tool bietet Dir in einem Kalender verschiedene Slots an (Standardmäßig 30 Minuten und nur während der Arbeitszeiten, aber das kannst Du auch nach Wunsch anpassen) und zeigt Dir auch direkt mit grünen/roten Männchen an, wer von den Teilnehmern da Zeit hätte und wer nicht (laut Kalender, sofern Du Zugriff auf deren Kalender hast). Teilnehmende aus anderen Organisationen sind dann eben grau. Du wählst einfach alle Optionen aus, die Dir in den Kram passen und klickst auf "Weiter"
  4. Zum Schluss kannst Du noch den Ort festlegen (oder alternativ direkt ein Teams-Meeting anberaumen) und auf "Fertig" klicken.
  5. Jetzt ist in Deine Mail ein neuer Textkasten "You are invited to a meeting" eingebaut worden, wo bei "When" z.B. "2 options" steht. Die Teilnehmer können auf "2 options" klicken, kommen auf eine Webseite und können über den Termin abstimmen (und sehen natürlich auch, wer wie abgestimmt hat).

Und was ist daran besser als z.B. Doodle?

Ganz einfach: FindTime aktualisiert automatisch Deinen Kalender:

  • Alle Vorschläge, die Du gemacht hast, werden in Deinem Kalender automatisch geblockt (da wird ein "HOLD: Besprechung blablabla"-Termin eingetragen). Du musst Dir also nicht merken, welche Vorschläge Du den anderen gemacht hast und Dir die freihalten.
  • Sobald der letzte Pflicht-Eingeladene ("To"-Feld) abgestimmt hat, ist die Abstimmung beendet und FindTime legt automatisch den am besten passendsten Termin fest. Die Wünsche der optionalen TeilnehmerInnen werden dabei berücksichtigt, aber auch nur, wenn sie vorher abgestimmt haben.
  • Und FindTime schickt jetzt automatisch allen TeilnehmerInnen eine Einladung zu dem Termin und entfernt gleichzeitig die HOLDs aus Deinem Kalender

Du musst Dich also wirklich um gar nichts mehr kümmern (vorausgesetzt, alle Eingeladenen schaffen es, abzustimmen). 

Was ist nicht ganz so cool?

Besser geht immer. Ein paar Sachen, die ich mir noch wünschen würde:

  • Bei mir ist der "You are invited to a meeting"-Textkasten auf Englisch, obwohl das FindTime deutsch spricht. Keine Ahnung warum (war anfangs nicht)
  • Der "You are invited to a meeting"-Kasten sieht nett aus, aber nicht jeder schafft es, zu erkennen, dass "2 options" ein Link ist, den man klicken muss. Ich ergänze den Text dann manuell um "hier klicken" oder so
  • Wenn man EmpfängerInnen hat, die nicht aus Outlook angeschrieben werden sollen (z.B. aus unserem Ticketsystem heraus), dann muss man trotzdem den Weg über "neue E-Mail" gehen, weil sich FindTime darüber die Empfängerliste und den Betreff zieht. Soweit okay. Aber nachdem man die Umfrage fertig hat, habe ich dann meine Mail, muss mir daraus mit der rechten Maustaste die URL der Abstimmung rauskopieren, bei https://bit.ly dann eine kürzere URL umwandeln lassen (zumindest wenn man den Link verschicken will und nicht in einer HTML-Mail einfach klickbaren Text draus macht) und die dann z.B. im Ticketsystem dann in die Mail einfügen ... das ginge sicherlich komfortabler
  • Schön wäre noch, wenn FindTime auch eine Erinnerung ("hey, Du hast noch nicht abgestimmt, vorher geht's nicht weiter") verschicken könnte oder mich zumindest als Organisator daran erinnert, es zu tun.
  • Cool wäre auch noch, wenn FindTime die HOLDs, die definitiv wegfallen werden (z.B. Termine, wo zu viele andere schon abgelehnt haben) schon vor Abstimmungsende aus meinem Kalender entfernen würde
  • Und richtig cool wäre natürlich, wenn ich auch als Teilnehmer (und nicht nur als Organisator) HOLDs bekäme. Also ich werden von jnd. anderem eingeladen und stimme ab ... dann muss ich mir (wie bisher auch) die Termine im Kalender erstmal alle blocken, bis die Abstimmung zuende ist.

Aber das ist wirklich aus der Kategorie "besser geht immer". Auch ohne diese Wünsche ist FindTime echt ein tooles Tool und m.E. ein must-have für jeden, der Outlook bzw. MS365 nutzt. 

Wie bekomme ich FindTime?

  • "Installieren" (also in Deinem MS365-Account freischalten) kannst Du es unter https://findtime.microsoft.com/ bzw. hier nochmal eine externe Anleitung
  • Bedient wird es dann wie gesagt aus dem "Mail verfassen"-Dialog in Outlook. Hier nochmal eine Beschreibung von Microsoft selbst
  • Im Outlook WebApp ist es etwas versteckt: In der Funktionsleiste, in der man "Senden" oder "Verwerfen" anklicken oder Attachments anhängen kann, gibt es auch drei Punkte und dahinter verbergen sich die AddIn
  • Im FindTime Dashboard - auch das erreichst Du unter https://findtime.microsoft.com/ kannst Du jetzt einerseits noch Deine Einstellungen anpassen (z.B. bevorzugte Arbeitszeiten) und andererseits auch die laufenden und vergangenen Abstimmungen einsehen und ggf. ändern.

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